Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten die App Clubhand, die Website clubhand.ch und die öffentlichen Anmeldeseiten für Helfer bearbeiten. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
1. Verantwortlicher und Rollen
Clubhand – Felix Bärtschi
Kreuzstrasse 3A, 3052 Zollikofen, Schweiz
E-Mail: hallo@clubhand.ch
Wir sind Verantwortliche für dein Konto, die Website, die Zahlungsabwicklung mit Vereinen, Support und Sicherheit. Für die Daten, die ein Verein über seine Mitglieder, Gäste und Helfer in Clubhand erfasst (z. B. Mitgliederliste, Schichten, Anwesenheit, Pflichtstunden, Umfragen), ist der jeweilige Verein verantwortlich; wir bearbeiten diese Daten in seinem Auftrag gemäss Auftragsverarbeitungsvertrag. Anfragen zu diesen Daten richtest du am besten an deinen Verein; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an ihn weiter.
2. Welche Daten wir bearbeiten
- Konto: E-Mail-Adresse und Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Anzeigename, gewählte Anmeldemethode. Bei der Anmeldung mit Google oder Apple erhalten wir von diesen Anbietern deine E-Mail-Adresse und – falls freigegeben – deinen Namen.
- Demo-Modus («Ohne Konto ausprobieren»): ein anonymes Konto ohne E-Mail-Adresse und ohne Namen, mit einem Beispielverein nur für dich. Es wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofort mit «Demo beenden», oder du wandelst es in ein normales Konto um («Konto erstellen und behalten»); dann bleibt der Beispielverein als normaler Verein bestehen.
- Vereinsdaten: Vereine, denen du angehörst, deine Rolle, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Riegen und – falls dein Verein sie nutzt – Pflichtstunden und Befreiungen.
- Anlässe und Vereinsfunktionen: Anlässe, Schichten, Notizen und deine Eintragungen (inkl. Anfragen, Warteliste, Abgaben); Anwesenheit und Check-in; Zusagen und Absagen zu Anlässen mit Begleitpersonen, Bemerkung und Antworten auf Fragen (z. B. Menüwahl); Zusagen auf Mitbringlisten; Beiträge auf der Pinnwand; Stimmen in Umfragen. Andere Mitglieder desselben Vereins sehen, wer auf einer Schicht eingetragen ist, wer zugesagt hat und was er mitbringt; wer in einer Umfrage was gewählt hat, sehen nur Ersteller und Organisatoren; die Anwesenheit nur Organisatoren.
- Helfer ohne App: Wer sich über den öffentlichen Link eines Anlasses für eine Schicht einträgt, gibt Namen und E-Mail-Adresse an. Den Namen sehen die Mitglieder des Vereins auf der Schicht, die E-Mail-Adresse nur Clubhand: für die Bestätigung mit dem persönlichen Link zum Austragen, für die Antwort der Organisatoren bei Anlässen mit Bestätigung, für Mitteilungen zur Warteliste und für eine Erinnerung am Tag vor der Schicht. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir einen nicht umkehrbaren Hashwert der IP-Adresse, um zu viele Eintragungen vom selben Anschluss zu begrenzen.
- Push-Mitteilungen: Erlaubst du Mitteilungen, speichern wir ein Geräte-Token deines Telefons, damit wir dir z. B. neue Anlässe, Änderungen, Pinnwand-Beiträge oder Umfragen melden können. Das Token wird beim Abmelden und bei ungültigen Geräten gelöscht. Erinnerungen vor Schichten erzeugt die App lokal auf deinem Gerät.
- Kalender-Feed: Abonnierst du «Mein Plan» in deiner Kalender-App, erhältst du einen persönlichen Link mit einem zufälligen Schlüssel. Wer den Link kennt, sieht deine bestätigten Schichten; du kannst ihn jederzeit erneuern, dann funktioniert der alte nicht mehr. Deine Kalender-App (z. B. Google oder Apple) ruft den Feed selbst ab und speichert die Termine nach ihren eigenen Regeln.
- E-Mails: Für Anmelde-Mails, Einladungen deines Vereins und Mitteilungen an Helfer bearbeiten wir Empfängeradresse, Name und Inhalt der Mail.
- Zahlungsdaten der Vereine: Kauft ein Verein einen Plan, erfolgt die Zahlung über Stripe. Wir erhalten Name bzw. Verein, E-Mail- und Rechnungsadresse, gekauften Plan, Betrag, Zahlungsstatus und Rechnungen, aber keine vollständigen Karten- oder TWINT-Daten.
- Fehlermeldungen und Ideen: Was du über «Fehler melden oder Idee senden» schickst: Nachricht, optional deine Kontakt-E-Mail, App-Version, Plattform, Gerätetyp, Sprache und den Verein, aus dem du schreibst. Allgemeine E-Mails an uns bewahren wir für die Bearbeitung auf.
- Technische Daten: Beim Zugriff auf Website und Server fallen Protokolldaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser bzw. Gerätetyp, aufgerufene Adresse), die für Betrieb und Sicherheit nötig sind.
- Absturzberichte: Bei einem Fehler sendet die App einen technischen Bericht (App-Version, Gerätetyp, Betriebssystem, Fehlermeldung und Ablauf) an Sentry – ohne Namen, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.
Wir verwenden keine Cookies, keine Werbung und kein Tracking zu Werbe- oder Analysezwecken und verkaufen keine Daten. Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen und erstellen keine Profile.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung von Clubhand (Konto, Vereins- und Mitgliederverwaltung, Anlässe, Schichten und die übrigen Funktionen, E-Mails und Mitteilungen): zur Erfüllung des Vertrags bzw. im Auftrag deines Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Vereinsdaten die Rechtsgrundlage des Vereins).
- Push-Mitteilungen: mit deiner Erlaubnis in den Geräte-Einstellungen, jederzeit widerrufbar (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
- Abrechnung und Buchhaltung: Vertragserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
- Sicherheit, Missbrauchsschutz, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung (Protokolle, IP-Hashwert, Absturzberichte, Fehlermeldungen): unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Kommunikation mit Vereinen (z. B. Hinweise auf Änderungen, Verlängerungen): Vertrag bzw. berechtigtes Interesse.
4. Dienstleister und Speicherort
Deine Daten werden in der Schweiz gespeichert. Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern:
- Supabase (Datenbank, Anmeldung, Server-Funktionen, Kalender-Feed) – Server in Zürich, Schweiz. Datenschutz Supabase
- Resend (E-Mail-Versand) – Region EU (Irland). Datenschutz Resend
- Google Firebase Cloud Messaging und Apple Push Notification Service (Zustellung von Push-Mitteilungen: Geräte-Token und Mitteilungstext). Datenschutz Firebase
- Sentry (Absturzberichte, Fehlermeldungen) – Server in der EU (Deutschland). Datenschutz Sentry
- Cloudflare (Auslieferung dieser Website und der Anmeldeseiten, Schutz vor Angriffen). Datenschutz Cloudflare
- Stripe (Zahlungen der Vereine; für eigene Zwecke wie Betrugsbekämpfung eigenständig verantwortlich). Datenschutz Stripe
- Google und Apple als Anbieter der Anmeldung (nur wenn du «Mit Google/Apple anmelden» nutzt) und als App-Stores (beim Herunterladen der App gelten deren Bestimmungen). Datenschutz Google · Datenschutz Apple
Einige dieser Anbieter haben ihren Sitz in den USA, und bei Push-Mitteilungen, Support-Zugriffen der Anbieter oder über weltweite Netze können Daten dorthin gelangen. Wir stützen uns dann auf die Zertifizierung des Empfängers unter dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen. Innerhalb deines Vereins sehen berechtigte Mitglieder Daten nach den oben beschriebenen Regeln. An andere Dritte geben wir Daten nur weiter, wenn das Gesetz oder eine Behörde es verlangt.
5. Aufbewahrung und Löschung
- Konto: solange es besteht. Du kannst es jederzeit in der App unter Profil → Konto löschen löschen oder die Löschung per E-Mail an hallo@clubhand.ch verlangen (Details). Dabei werden deine Schicht-Eintragungen gelöscht.
- Demo-Konten: nach 30 Tagen automatisch.
- Vereinsdaten: Einträge, die ein Verein über dich erfasst hat (z. B. in der Mitgliederliste), löscht bzw. anonymisiert der Verein. Gelöschte Vereine, Anlässe und Riegen liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach mit allen zugehörigen Daten endgültig gelöscht.
- Helfer ohne App: Eintragungen werden mit dem Anlass gelöscht; austragen kannst du dich jederzeit über deinen persönlichen Link.
- Push-Token: bis zum Abmelden oder bis das Gerät ungültig wird. Kalender-Feed-Schlüssel: bis du ihn erneuerst oder dein Konto löschst.
- Zahlungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Art. 958f OR).
- Protokolle, Absturzberichte und Versandprotokolle der Dienstleister: kurz, in der Regel höchstens 90 Tage. Fehlermeldungen und Support-Anfragen: bis sie erledigt sind, höchstens 2 Jahre.
- Sicherungskopien werden im ordentlichen Zyklus des Hosting-Anbieters überschrieben, in der Regel innert 30 Tagen.
6. Datensicherheit
Wir schützen die Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, insbesondere verschlüsselter Übertragung, Zugriffsregeln auf Datenbankebene, zufälligen und erneuerbaren Schlüsseln für öffentliche Links und Missbrauchsschutz. Details stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
7. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe bzw. Übertragung deiner Daten, kannst einer Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung jederzeit widerrufen; nach DSGVO zudem das Recht auf Einschränkung der Bearbeitung. Vieles kannst du direkt in der App erledigen; sonst genügt eine E-Mail an die oben genannte Adresse. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen und können zur Identifikation Rückfragen stellen. Du kannst dich zudem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der Behörde deines Wohnorts.
8. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Clubhand, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; über wesentliche Änderungen informieren wir in der App oder per E-Mail.
Privacy Policy
This policy explains which personal data the Clubhand app, the website clubhand.ch and the public sign-up pages for helpers process. It follows the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
1. Controller and roles
Clubhand – Felix Bärtschi
Kreuzstrasse 3A, 3052 Zollikofen, Switzerland
E-mail: hallo@clubhand.ch
We are the controller for your account, the website, payment processing with clubs, support and security. For the data a club records about its members, guests and helpers in Clubhand (e.g. member list, shifts, attendance, required hours, polls), the respective club is the controller; we process that data on its behalf under the data processing agreement. Requests about that data are best sent to your club; we forward requests that reach us.
2. Data we process
- Account: e-mail address and password (stored only in hashed form), display name, chosen sign-in method. With Google or Apple sign-in we receive your e-mail address and, if shared, your name from these providers.
- Demo mode ("Try without an account"): an anonymous account without e-mail address or name, with a sample club just for you. It is deleted automatically after 30 days, immediately with "End demo", or you convert it into a regular account ("Create account and keep everything"); the sample club then remains as a regular club.
- Club data: clubs you belong to, your role, first and last name, e-mail address, groups and – if your club uses them – required hours and exemptions.
- Events and club features: events, shifts, notes and your sign-ups (including requests, waitlist, handovers); attendance and check-in; yes/no answers to events with companions, remark and answers to questions (e.g. menu choice); pledges on bring lists; board posts; poll votes. Other members of the same club can see who is on a shift, who is coming and what they bring; who voted what in a poll is visible only to its creator and organizers; attendance only to organizers.
- Helpers without the app: if you sign up for a shift through an event's public link, you give your name and e-mail. Club members see your name on the shift; the e-mail is used only by Clubhand: for the confirmation with your personal cancel link, for the organizers' answer on events that confirm sign-ups, for messages about the waitlist, and for a reminder the day before the shift. To prevent abuse we store an irreversible hash of your IP address to limit repeated sign-ups from the same connection.
- Push notifications: if you allow notifications, we store a device token of your phone so we can tell you about e.g. new events, changes, board posts or polls. The token is deleted when you sign out and for invalid devices. Reminders before shifts are created locally on your device by the app.
- Calendar feed: if you subscribe to "My plan" in your calendar app, you get a personal link with a random key. Anyone who knows the link sees your confirmed shifts; you can renew it at any time, after which the old one stops working. Your calendar app (e.g. Google or Apple) fetches the feed itself and stores the entries under its own rules.
- E-mails: for sign-in e-mails, invitations from your club and messages to helpers we process the recipient address, name and content of the e-mail.
- Payment data of clubs: when a club buys a plan, payment is made through Stripe. We receive the name or club, e-mail and billing address, plan purchased, amount, payment status and invoices, but no complete card or TWINT details.
- Bug reports and ideas: what you send via "Report a bug or send an idea": message, optionally your contact e-mail, app version, platform, device type, language and the club you are writing from. We keep general e-mails to us for handling them.
- Technical data: accessing the website and servers creates log data (e.g. IP address, time, browser or device type, requested address) needed for operation and security.
- Crash reports: when an error occurs, the app sends a technical report (app version, device type, operating system, error message and trace) to Sentry – without name, e-mail address or IP address.
We use no cookies, no advertising and no tracking for advertising or analytics and do not sell data. We make no automated individual decisions and do no profiling.
3. Purposes and legal bases
- Providing Clubhand (account, club and member management, events, shifts and the other features, e-mails and notifications): to perform the contract or on behalf of your club (Art. 6(1)(b) GDPR; for club data, the club's legal basis).
- Push notifications: with your permission in the device settings, revocable at any time (Art. 6(1)(a) GDPR).
- Billing and accounting: performance of the contract and statutory retention duties (Art. 6(1)(b) and (c) GDPR).
- Security, abuse prevention, debugging and further development (logs, IP hash, crash reports, bug reports): our legitimate interest in a secure and working service (Art. 6(1)(f) GDPR).
- Communication with clubs (e.g. notices of changes, renewals): contract or legitimate interest.
4. Service providers and location
Your data is stored in Switzerland. We work with the following service providers:
- Supabase (database, authentication, server functions, calendar feed) – servers in Zurich, Switzerland. Supabase privacy policy
- Resend (e-mail delivery) – EU region (Ireland). Resend privacy policy
- Google Firebase Cloud Messaging and Apple Push Notification service (delivery of push notifications: device token and message text). Firebase privacy
- Sentry (crash reports, bug reports) – servers in the EU (Germany). Sentry privacy policy
- Cloudflare (delivery of this website and the sign-up pages, protection against attacks). Cloudflare privacy policy
- Stripe (club payments; an independent controller for its own purposes such as fraud prevention). Stripe privacy policy
- Google and Apple as sign-in providers (only when you use "Sign in with Google/Apple") and as app stores (their terms apply when you download the app). Google privacy policy · Apple privacy policy
Some of these providers are based in the USA, and data may reach the USA for push notifications, support access by the providers or through worldwide networks. In that case we rely on the recipient's certification under the Swiss-U.S. or EU-U.S. Data Privacy Framework or on the European Commission's standard contractual clauses with the adaptations required for Switzerland. Within your club, authorised members see data under the rules described above. We pass data to other third parties only where the law or an authority requires it.
5. Retention and deletion
- Account: as long as it exists. Delete it any time in the app under Profile → Delete account, or request deletion by e-mail to hallo@clubhand.ch (details). Your shift sign-ups are deleted with it.
- Demo accounts: automatically after 30 days.
- Club data: records a club keeps about you (e.g. in the member list) are deleted or anonymised by the club. Deleted clubs, events and groups stay in the trash for 30 days and are then permanently deleted with all their data.
- Helpers without the app: sign-ups are deleted with the event; you can cancel any time with your personal link.
- Push tokens: until you sign out or the device becomes invalid. Calendar feed key: until you renew it or delete your account.
- Payment and accounting data: 10 years (statutory retention duty, Art. 958f Swiss Code of Obligations).
- Logs, crash reports and delivery logs of the providers: short, normally at most 90 days. Bug reports and support requests: until resolved, at most 2 years.
- Backups are overwritten in the hosting provider's regular cycle, normally within 30 days.
6. Data security
We protect the data with appropriate technical and organisational measures, in particular encrypted transfer, access rules at database level, random and renewable keys for public links, and abuse protection. Details are in the data processing agreement.
7. Your rights
You have the right to access, correct, delete and receive or transfer your data, may object to processing and withdraw consent at any time; under the GDPR also the right to restriction of processing. You can do much of this directly in the app; otherwise an e-mail to the address above is enough. We normally reply within 30 days and may ask questions to verify your identity. You may also complain to a supervisory authority – in Switzerland the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), in the EU the authority where you live.
8. Changes
We update this policy when Clubhand, our service providers or the law change. The version published here applies; we inform you of material changes in the app or by e-mail.