Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Dieser Vertrag gilt zwischen dem Verein, der Clubhand nutzt (Verantwortlicher), und Felix Bärtschi, Schweiz, Anbieter von Clubhand (Auftragsverarbeiter, «Clubhand»). Er wird wirksam, sobald ein Verein in Clubhand erstellt wird, und gilt, solange der Verein Clubhand nutzt. Auf Wunsch stellen wir eine unterzeichnete Fassung zur Verfügung.
1. Gegenstand, Art und Zweck
Clubhand bearbeitet Personendaten im Auftrag des Vereins, um Anlässe, Schichten und Helfer zu planen: Speichern und Anzeigen der Mitgliederliste, Eintragungen in Schichten, Übersichten und Exporte, Erinnerungen sowie den Betrieb der öffentlichen Anmeldeseite.
2. Betroffene Personen und Datenkategorien
- Mitglieder: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (optional), Rolle, Gruppen (z. B. Riegen), Schicht-Eintragungen.
- Helfer ohne Konto: Name, E-Mail-Adresse, Schicht-Eintragungen, gehashte IP-Adresse (Missbrauchsschutz).
- Vereinsverantwortliche: zusätzlich Kontodaten (E-Mail, Anmeldemethode).
Besonders schützenswerte Personendaten sind nicht vorgesehen; der Verein erfasst keine solchen (z. B. Gesundheitsdaten) in Freitextfeldern.
3. Weisungen
Clubhand bearbeitet die Daten nur nach Weisung des Vereins. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag und aus den Einstellungen und Handlungen des Vereins in der App (z. B. Mitglieder anlegen, löschen, exportieren). Hält Clubhand eine Weisung für rechtswidrig, informiert es den Verein.
4. Vertraulichkeit
Clubhand gewährt Zugriff auf die Daten nur Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und ihn für Betrieb, Support oder Fehlerbehebung benötigen.
5. Technische und organisatorische Massnahmen
- Speicherung in der Schweiz (Supabase, Region Zürich); Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (TLS).
- Zugriffsschutz auf Datenbankebene (Row Level Security): Mitglieder sehen nur Daten ihres Vereins; E-Mail-Adressen nur Inhaber und Admins; öffentliche Links zeigen nur freie Plätze, keine Namen.
- Passwörter nur gehasht; Anmeldung optional über Google oder Apple.
- Rollen- und Rechtekonzept (Inhaber, Admin, Organisator, Mitglied); Schutz vor Überbuchung und Missbrauch öffentlicher Links (Ratenbegrenzung, IP nur als Hashwert).
- Regelmässige Sicherungen durch den Hosting-Anbieter; Absturzberichte ohne Namen, E-Mail- oder IP-Adressen.
- Automatisierte Tests der Zugriffsregeln vor jeder Änderung an der Datenbank.
6. Unterauftragsverarbeiter
Der Verein genehmigt die folgenden Unterauftragsverarbeiter. Über neue informiert Clubhand vorab; der Verein kann aus wichtigem Grund widersprechen.
- Supabase Inc. – Datenbank, Anmeldung, E-Mail-Versand; Speicherung in Zürich (Schweiz).
- Cloudflare Inc. – Auslieferung der Website und der öffentlichen Anmeldeseite.
- Functional Software Inc. (Sentry) – technische Absturzberichte, Speicherung in der EU, ohne Personendaten der Mitglieder.
- Google LLC und Apple Inc. – nur für Nutzende, die sich mit Google bzw. Apple anmelden; künftig Google Firebase für Push-Mitteilungen (nur Geräte-Token und Mitteilungstext).
Wo Daten in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau gelangen können, bestehen anerkannte Garantien (Standardvertragsklauseln, Swiss-U.S. Data Privacy Framework).
7. Unterstützung des Vereins
Clubhand unterstützt den Verein bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren betroffener Personen, soweit er diese nicht selbst in der App erledigen kann, sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen im Rahmen der vorhandenen Informationen.
8. Verletzungen der Datensicherheit
Clubhand meldet dem Verein eine Verletzung der Datensicherheit, die seine Daten betrifft, so rasch wie möglich, in der Regel innert 72 Stunden nach Kenntnis, mit den verfügbaren Angaben zu Art, Umfang und getroffenen Massnahmen.
9. Löschung und Rückgabe
Löscht der Inhaber den Verein oder endet die Nutzung, werden die Daten des Vereins gelöscht; Sicherungskopien werden im ordentlichen Zyklus des Hosting-Anbieters überschrieben. Vorher kann der Verein seine Daten exportieren. Löschen einzelne Personen ihr Konto, bleiben die vom Verein erfassten Mitgliedereinträge ohne Kontoverknüpfung bestehen, bis der Verein sie löscht.
10. Kontrolle
Clubhand stellt dem Verein auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags nötig sind.
11. Schlussbestimmungen
Im Übrigen gelten die AGB. Bei Widersprüchen zu Datenschutzfragen geht dieser Vertrag vor. Es gilt Schweizer Recht.
Data processing agreement (DPA)
This agreement applies between the club using Clubhand (controller) and Felix Bärtschi, Switzerland, provider of Clubhand (processor). It takes effect when a club is created in Clubhand and applies as long as the club uses Clubhand. A signed copy is available on request.
1. Subject, nature and purpose
Clubhand processes personal data on the club's behalf to plan events, shifts and helpers: storing and showing the member list, shift sign-ups, overviews and exports, reminders, and running the public sign-up page.
2. Data subjects and categories
Members (name, optional e-mail, role, groups, sign-ups); helpers without an account (name, e-mail, sign-ups, hashed IP address for abuse protection); club officials (additionally account data). No sensitive personal data is intended; the club does not enter any in free-text fields.
3. Instructions
Clubhand processes the data only on the club's instructions, given by this agreement and the club's settings and actions in the app. Clubhand informs the club if it considers an instruction unlawful.
4. Confidentiality
Only persons bound to confidentiality who need access for operation, support or debugging get access.
5. Technical and organisational measures
Storage in Switzerland (Supabase, Zurich region), encrypted transfer (TLS); access control at database level (row level security: members see only their club's data, e-mails only owners/admins, public links only open places without names); hashed passwords; role concept; rate limiting and hashed IPs for public links; regular backups by the host; crash reports without personal data; automated tests of the access rules before every database change.
6. Sub-processors
Supabase Inc. (database, authentication, e-mail; stored in Zurich), Cloudflare Inc. (website delivery), Functional Software Inc./Sentry (crash reports, EU, no member data), Google LLC and Apple Inc. (only for users signing in with them; in future Google Firebase for push notifications – device token and message text only). Clubhand announces new sub-processors in advance; the club may object for good cause. Recognised safeguards apply where data may leave adequate jurisdictions.
7. Assistance
Clubhand assists the club with data subject requests it cannot handle itself in the app, and with impact assessments within the information available.
8. Data breaches
Clubhand notifies the club of a breach affecting its data as soon as possible, normally within 72 hours of becoming aware, with the information available.
9. Deletion and return
When the owner deletes the club or the use ends, the club's data is deleted; backups are overwritten in the host's regular cycle. The club can export its data beforehand.
10. Audit
On request, Clubhand provides the information needed to demonstrate compliance with this agreement.
11. Final provisions
The terms of use apply otherwise; on data protection matters this agreement prevails. Swiss law applies.